E-Akte statt Papier: Ceyoniq führt nscale eGov bei der Stadt Bielefeld ein, © Ceyoniq Technology GmbH 2018

E-Akte statt Papier: Ceyoniq führt nscale eGov bei der Stadt Bielefeld ein

Die Stadt Bielefeld stellt sich den Herausforderungen der Digitalisierung und sagt der Papierakte Lebewohl: In rund 40 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung soll nun nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase in Zusammenarbeit mit der Ceyoniq Technology GmbH, dem in Bielefeld ansässigen Spezialisten für digitales Dokumentenmanagement, sukzessiv die E-Akte-Lösung nscale eGov eingeführt werden. Mit dem Produktivstart der Software im Rechnungsprüfungsamt wurde jetzt das erste Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen.

„Die dringend notwendige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen stellt für den öffentlichen Sektor eine komplexe Herausforderung dar“, sagt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Die Stadt Bielefeld habe die Weichen für die Zukunft rechtzeitig gestellt und jetzt einen ersten großen Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation getan. „Wir sind sehr froh, unsere Heimatstadt Bielefeld bei diesem Prozess begleiten zu dürfen.“

In einem ersten Pilotprojekt hat das Rechnungsprüfungsamt die E-Akte-Lösung nscale eGov der Ceyoniq Technology eingeführt. Das Amt ist somit das erste in Bielefeld, das die Anforderungen des E-Government-Gesetzes der Bundesregierung aktiv umgesetzt hat und zunehmend von papiergetriebenen Verwaltungsprozessen auf die digitale Aktenführung umstellt.

„Die zentrale Herausforderung bei der Implementierung einer E-Akte-Lösung in der Stadtverwaltung besteht in den sehr individuellen Anforderungen einzelner Fachämter“, erklärt Kreth. Hier seien eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der eingesetzten Software essentiell. Nur so ließen sich die konkreten Verwaltungsabläufe optimal abbilden und zugleich auf einer einheitlichen Plattform zusammenführen.

Ausweitung geplant: 2.000 Mitarbeiter sollen profitieren

Im Ergebnis steht nun jedem Mitarbeiter im Bielefelder Rechnungsprüfungsamt ein auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmtes Werkzeug zur elektronischen Verwaltungsarbeit zur Verfügung. Daraus ergeben sich beschleunigte Prozesse, signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine erhöhte Transparenz rund um das Informationsmanagement.

Die übrigen Organisationseinheiten sollen dem Beispiel des Rechnungsprüfungsamtes schrittweise folgen. Vor der flächendeckenden Einführung wird es vier zusätzliche Pilotprojekte geben. An rund 2.000 Arbeitsplätzen in der Bielefelder Stadtverwaltung soll nach Abschluss des Gesamtprojektes mit der E-Akte-Lösung der Ceyoniq Technology gearbeitet werden.

Titelbild: E-Akte statt Papier: Ceyoniq führt nscale eGov bei der Stadt Bielefeld ein, © Ceyoniq Technology GmbH 2018